1. Dijital dosya arabuluculuğun hukuki çevresini değiştirmez
6325 sayılı Hukuk Uyuşmazlıklarında Arabuluculuk Kanunu (HUAK) m. 1, yabancılık unsuru taşıyanlar dahil tarafların üzerinde serbestçe tasarruf edebileceği özel hukuk uyuşmazlıklarını kapsar. M. 3 iradilik ve eşitliği, m. 9 arabulucunun görevi şahsen, özenle ve tarafsız yürütmesini, m. 15 ise sürecin yürütülmesini düzenler. Ortak çalışma alanı bu hukuki rolleri otomatikleştirmez veya arabulucunun değerlendirme sorumluluğunu devralmaz.
Her dosya için uyuşmazlığın elverişliliği, taraf ve temsilci kimliği, imza yetkisi, zorunlu veya ihtiyari arabuluculuk niteliği, zamanaşımı etkisi ve uygulanacak özel usul baştan kayda alınmalıdır. Platform erişim yetkisi, vekalet veya sulh yetkisi yerine geçmez.
2. Gizliliği rol, oda ve belge seviyesinde uygulayın
HUAK m. 4 uyarınca taraflarca aksi kararlaştırılmadıkça arabulucu, taraflar ve sürece katılan üçüncü kişiler arabuluculuk faaliyeti çerçevesinde kendilerine sunulan veya başka şekilde elde ettikleri bilgi ve belgeler ile kayıtlar bakımından gizliliğe uymak zorundadır. Bu yükümlülük, tek bir genel gizlilik kutusuyla karşılanmaz.
Ortak alan; tarafların birlikte gördüğü belgeleri, yalnız arabulucuyla paylaşılan özel oturum malzemesini, vekil çalışma notunu, taslak teklifleri ve idari kayıtları ayırmalıdır. En az yetki, süreli bağlantı, çok faktörlü doğrulama, indirme ve yazdırma kontrolü, görünür filigran ve erişim günlüğü uygulanmalı; yanlış kişiye paylaşım veya dosya dışa aktarımı olay prosedürünü tetiklemelidir.
3. HUAK m. 5 için kaynak ve kullanım amacı kaydı tutun
HUAK m. 5; arabuluculuğa başvuru daveti veya katılma isteği, tarafça ileri sürülen görüş ve teklifler, süreçte ileri sürülen öneriler, bir vakıa veya iddianın kabulü ve yalnız arabuluculuk dolayısıyla hazırlanan belgelerin hukuk davası veya tahkimde delil olarak ileri sürülmesini ve bunlar hakkında tanıklığı sınırlar. Yetkili makam da kural olarak bu açıklamaları isteyemez.
Ancak m. 5/5, arabuluculukta sunulmuş olsa bile bağımsız olarak delil niteliği bulunan bilgi ve belgelerin sırf bu nedenle kabul edilemez hale gelmediğini açıklar. Sistem her belge için “arabuluculuk için üretildi”, “önceden mevcut”, “karşı taraftan alındı” veya “ortak kayıt” gibi kaynak etiketi ile kullanım kısıtını tutmalıdır. Aksi halde dava dosyasından gelen fatura ile uzlaşma teklifi aynı klasörde hukuken birbirine karışır.
4. Kayıt, transkripsiyon ve yapay zeka kullanımını varsayılan olarak kapalı tutun
Ses veya görüntü kaydı, otomatik transkripsiyon ve toplantı özeti; HUAK gizliliği, kişisel veri işleme, özel oturum sırrı ve delil kullanım sınırlarını aynı anda etkiler. Bu işlevler taraflar ile arabulucunun önceden ve bilgilendirilmiş mutabakatı, belirli amaç, erişim listesi, saklama süresi ve silme yöntemi kurulmadan açılmamalıdır. Özel oturum içeriği ortak özet veya model bağlamına taşınmamalıdır.
Yapay zeka ile taslak üretimi kullanılıyorsa hangi verinin hangi sağlayıcıya gittiği, model eğitimi veya hizmet iyileştirmesinde kullanılıp kullanılmadığı, yurt dışı aktarım, alt işleyen, çıktı doğruluğu ve insan kontrolü belgelenmelidir. Otomatik özet, arabulucunun son tutanağı veya tarafın kabul beyanı değildir.
5. KVKK ve bulut tedarikçisini aynı veri haritasında yönetin
6698 sayılı Kanun m. 4’teki belirli amaç, ölçülülük, doğruluk ve gerekli süre kadar saklama ilkeleri arabuluculuk dosyasında özellikle önemlidir. İşleme m. 5 ve varsa özel nitelikli veriler için m. 6’daki hukuki sebebe dayanmalı; m. 10 aydınlatması rol ve amaçla uyumlu olmalı; m. 12 güvenlik tedbirleri erişim, şifreleme, yedek, kayıt ve olay müdahalesini kapsamalıdır. Yurt dışı bulut veya destek erişimi varsa m. 9 aktarım mekanizması ayrıca kurulmalıdır.
Tedarikçi sözleşmesi veri alanını, alt işleyenleri, veri yerini, destek erişimini, gizlilik eğitimini, olay bildirim süresini, denetim hakkını, iade ve doğrulanabilir silmeyi düzenlemelidir. Arabulucunun ve tarafların HUAK yükümlülükleri, servis sağlayıcının standart şartlarıyla daraltılamaz.
6. Son tutanak, anlaşma belgesi ve icra edilebilirliği ayırın
HUAK m. 17 sürecin sona ermesini ve son tutanağı düzenler; arabulucu kendisine yapılan bildirim, tevdi edilen belgeler ve son tutanağı beş yıl saklar. Anlaşma belgesinin içeriği, imza kümesi ve icra edilebilirlik sonucu ise m. 18 ile özel hükümlere bağlıdır. 5 Nisan 2023 tarihli değişiklikten sonra, icra edilebilirlik şerhinin zorunlu olduğu haller saklı kalmak üzere taraflar, avukatları ve arabulucunun birlikte imzaladığı; ticari uyuşmazlıklarda ise avukatlar ile arabulucunun birlikte imzaladığı anlaşma belgesi şerh aranmaksızın ilam niteliğinde belge sayılabilir.
Taşınmaz uyuşmazlıkları için m. 17/B ve belirli dava şartı arabuluculuğu anlaşmaları için m. 18/B gibi alanlarda şerh zorunluluğu ayrıca incelenmelidir. Güvenli elektronik imzanın 5070 sayılı Kanun m. 5’teki sonucu ile basit platform onayı aynı değildir. Sistem, uyuşmazlık türüne göre doğru imzalayanları, nitelikli imza yöntemini, zaman bilgisini ve değişmez nihai nüshayı doğrulamalıdır.
7. Sorumluluk ve olay yönetimini sözleşmede görünür kılın
Arabulucu, platform, hukuk bürosu ve taraflar arasındaki sözleşmelerde kullanıcı doğrulama, rol atama, özel oturum ayrımı, belge yükleme, zararlı dosya taraması, yedek, hizmet sürekliliği ve silme sorumluları belirlenmelidir. Genel bir sorumluluk sınırı; gizlilik ihlali, kişisel veri olayı, yetkisiz erişim ve delil bütünlüğü kaybını sonuçları farklı olmasına rağmen aynı sepete koymamalıdır.
Olay planı erişimi kesme, log ve dosya sürümünü dondurma, yanlış paylaşımı geri çekme, etkilenenleri ve bildirim gereğini değerlendirme, arabuluculuk takvimini koruma ve güvenli geri dönüş adımlarını içermelidir. Platform sağlayıcısının teknik raporu, hukuki bildirim ve hak kaybı değerlendirmesinin yerini tutmaz.
8. İnsan onaylı dijital iş akışı
Dosya açılışında kapsam, taraf ve yetki kontrolü; aydınlatma ve aktarım metni; kullanıcı ve rol listesi; kayıt veya yapay zeka tercihi onaylanmalıdır. Belge kabulünde kaynak, gizlilik seviyesi, paylaşım grubu ve HUAK m. 5 etiketi verilmeli; her görüntüleme, indirme, değişiklik ve paylaşım kayda alınmalıdır.
Anlaşma aşamasında taslaklar nihai metinden ayrılmalı, kritik hükümler insan hukukçu ve taraf temsilcilerince kontrol edilmeli, doğru imza seti ve gerekiyorsa şerh yolu doğrulanmalıdır. Kapanışta son tutanak, anlaşma, erişim dökümü ve saklama-silme takvimi ayrı teslimler olarak kilitlenmelidir.
Aktay Hukuk ve ayrı DETAI modülü nasıl destek olur?
Aktay Hukuk; uyuşmazlığın arabuluculuğa elverişliliğini, temsil ve sulh yetkisini, HUAK gizlilik ve delil sınırlarını, KVKK veri haritasını, platform sözleşmesini ve icra edilebilirlik yolunu birlikte tasarlar. Dijital akışın taraf eşitliğini ve arabulucunun tarafsızlığını zedelemeden izlenebilir olmasını hedefler.
DETAI ayrı ve isteğe bağlı bir teknoloji modülü olarak belge kaynağı, paylaşım kapsamı, sürüm, imza ve onay kayıtlarındaki eksikleri işaretleyebilir. Arabulucunun kanaati, taraf iradesi, hukuki tavsiye ve nihai anlaşma onayı otomasyona devredilmez.
Kaynaklar ve notlar
KVKK — 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, özellikle m. 4-6 ve 9-12
BTK — Elektronik İmza Mevzuatı ve 5070 sayılı Kanun
Bu yayın genel hukuki bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Somut işlem veya uyuşmazlık bakımından güncel mevzuat, olaylar ve dosya belgeleri birlikte değerlendirilmelidir.
Bu konu sizin için ne ifade ediyor?
Sorunuzu bu yazının başlığıyla birlikte sohbet alanına taşıyın. Sohbet şu anda senaryo demosudur.
Bu konuda soru sorTeknoloji yaklaşımımız ve çözüm tasarımları için DETAI Labs’i keşfedin.
Teknolojiye daha yakından bakın
